Paul Gruijthuijsen: 'Oppassen dat we als branche niet onze spontaniteit verliezen'
Sponsoren en organisatoren van congressen maken zich op voor grote veranderingen en nieuwe concepten. Met honderden of duizenden tegelijkertijd op een idyllische locatie samenkomen behoort steeds meer tot het verleden. Jurylid van de Gouden Giraffe-verkiezing Paul Gruijthuijsen zit er middenin en maakt als strategisch denker onderdeel uit van nieuwe concepten.
In 1999 stapte hij de eventbranche binnen. Dat was best opmerkelijk, want de Brabander was afgestudeerd vertaler (Frans en Italiaans). Hij kreeg kansen om Maastricht neer te zetten als congresdestinatie met het MECC als middelpunt. Hij vervulde diverse commerciële rollen, waarbij productontwikkeling steeds een prominente rol had.
Financiële risico's
Nu is hij zelfstandige, waarin hij zich hoofdzakelijk toelegt op commerciële taken zoals sponsorwerving voor congressen en eventdesign. Daarnaast is hij het gezicht van de Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF). In die laatste rol helpt hij organisatoren van congressen om de financiële risico’s te beperken. Grote doel is om zo meer congressen naar ons land te halen, hetgeen goed is voor de Nederlandse economie.
"Of ik iets leuks wil organiseren. Zo werkt dat natuurlijk niet."
'Eventdesign' komt voort uit verzoeken die Gruijthuijsen regelmatig op zijn bordje krijgt. “De vraag is dan of ik 'iets leuks' wil organiseren. Zo werkt dat natuurlijk niet. Ik stuur ze terug met de boodschap om eerst helder het doel en de doelgroepen te omschrijven. Als ze dat op papier hebben gaan we samen naar de tekentafel om het event vorm en inhoud te geven.”
Doorbraak
Zeker als het gaat om sponsorwerving voor congressen ziet Gruijthuijsen de wereld nu in rap tempo veranderen. “Online heeft een gigantische doorbraak beleefd. Die opmars zal verder doorzetten. We gaan niet meer volledig terug naar de oude situatie, waar we massaal bij elkaar komen. Dat kost voor sommige organisaties teveel geld en teveel tijd.”
Nieuwe hybride events zien het daglicht. “En even voor de duidelijkheid: Hybride is echt wat anders dan een live event met een camera, die maakt dat je het event thuis kunt volgen.” Hij heeft wel een actueel voorbeeld van een hybride event. “In New York wordt een congres georganiseerd voor Health Care Professionals (HCP). Vroeger zou een sponsor met een grote delegatie Nederlandse HCP's naar New York gevlogen zijn. Dat is duur en vergt kostbare tijd. Nu wordt in Nederland een bijeenkomst georganiseerd voor deze Nederlandse Health Care Professionals. Middels een verbinding zijn ze getuige van een relevant deel van het programma van het congres. Vooral kennis overdragen gaat prima online. Daarna kunnen ze met elkaar netwerken en deelnemen aan een op maat gemaakt programma ter plaatse. Net zo effectief en zeker zo efficiënt.”
Brabants Kwartiertje
Live communicatie is krachtiger dan online, vindt ook Gruijthuijsen. “Als je een duurzame relatie wilt bouwen en elkaar echt wilt leren kennen, dan wil je elkaar aan de bar spreken. De helft van de tijd gaat het over koetjes en kalfjes en in de andere helft van de tijd doe je zaken. Online is het veel zakelijker en effectiever. Een Zoom-meeting heeft vaak een harde eindtijd. En als ik twee minuten te laat online verschijn, krijg ik al telefoon of een appje. Vroeger kon ik als Brabander ongestraft een paar minuten te laat komen. Het Brabants Kwartiertje …”
"Live communicatie bestaat van improvisatie"
In de veranderingen schuilen ook gevaren. “We moeten als branche oppassen dat we niet onze spontaniteit verliezen. Veel bedrijven hebben in het begin van de pandemie in de keuken gekeken van tv studio’s. Daar is werkelijk alles gescript. Er is geen ruimte voor improvisatie. En dat terwijl live communicatie juist bestaat van improvisatie. Nu moeten we de juiste balans zien te vinden. Als je elke minuut dicht wilt timmeren, trek je de ziel uit live en dat is natuurlijk het laatste dat we willen.”
Amateur
Iets waar een organisator lastig grip op krijgt is de psyche van de mens. Best een worsteling, ook voor Gruijthuijsen. “Hoe krijg je de mensen naar een event? Een aantal mensen staat te springen, een aantal mensen is wat meer terughoudend. Kun je die overtuigen met communicatie? Ik weet het niet. We zijn een professionele branche, die met alle scenario’s rekening hebben gehouden. Maar de bezoeker is een amateur. Die vindt het vanzelfsprekend dat bijvoorbeeld de lucht ververst wordt, dat er hygiënemaatregelen zijn en dat er een hostess aan de deur staat, die je vriendelijk welkom heet. Ze hebben geen idee wat daar allemaal voor komt kijken. Vraag is of je hier überhaupt over wilt communiceren. Helpt het in je doelstelling of werkt het misschien zelfs wel averechts. We gaan het leren, zoals we de komende jaren nog veel meer gaan leren op basis van wat we afgelopen twee jaar allemaal hebben meegemaakt."
