13 tips voor een vleugje festival tijdens een zakelijk evenement

Tijdens het evenement, georganiseerd in samenwerking met Ahaaaha! the Actor Factory, The School of House, Sound.nl en Crystel Knows, ondergingen de deelnemers diverse inspiratiesessies.

Zo gingen zij aan de slag tijdens de Superbrainstorm van Erik Peekel (Aaaaha! the Actor Factory). In groepjes slaat men de brug naar de eigen praktijk: Hoe kun je een vleugje festival toevoegen aan de evenementen die je zelf organiseert? Tijdens de sessie van Jan Maarten Hartong, oprichter van School of House; het educatieplatform van de dance industrie, wordt verteld over de ontwikkelingen in de festivalmarkt: ‘Als je kijkt naar de ontwikkeling van dance-muziek, dan zie je subculturen ontstaan. Mensen voelen elkaar verbonden en zoeken elkaar op tijdens evenementen. Succesvolle festivals zijn niet altijd grootschalig. In de festivalwereld ontstaan populaire ‘boutique festivals’, die zijn heel zorgvuldig afgestemd op een nauwkeurig omschreven doelgroep.'

Roger Olivieira Roger Olivieira sloot het programma af. Met zijn platform Sound.nl helpt hij festival-organisatoren om betere beslissingen te nemen. Met camera’s en sensoren wordt data verzameld over individuele bezoekers. Ook liet hij zien hoe je Crystal Knows kunt inzetten voor het analyseren van je genodidenlijst. Je ziet dan per genodigde welke communicatie-stijl de meeste kans van slagen heeft. De één ontvangt graag een bondige uitnodiging en een ander ontvangt het liefst direct alle detail-informatie. Je kunt verschillende typen genodigden dan benaderen op de manier die het beste resultaat zal geven.

Op zoek naar de belangrijkste succesfactoren van festivals, en hoe je dit kunt toepassen op je eigen evenementen, zijn de deelnemers gezamelijk tot 13 tips gekomen:

De resultaten van deze collectieve brainstorm:

1. Laat deelnemers los. Organiseer het niet te strak, zet de catering ook in tijdens keuzesessies, in plaats van een sessie te volgen kan men dan ongedwongen met elkaar in gesprek gaan.

2. Laat deelnemers ter plekke hun keuzesessies kiezen. Je kunt entreekaartjes maken om er zeker van te zijn dat je voldoende plek hebt per sessie. Als de kaartjes op zijn dan zit die sessie vol. Om een verrassingselement toe te voegen kun je een ‘rad van avontuur’ neerzetten, dan kan men het lot laten beslissen over de sessiekeuze.

3. Betrek jonge, geïnspireerde mensen bij de creatie van je evenement.

4. Stem je programma goed af op de deelnemers. Verdiep je in de deelnemers en bel er vooraf een paar op. Vraag wat ze van het programma verwachten en waar ze tegen aanlopen.

5. De beste programma-onderdelen hoeven niet vakinhoudelijk te zijn. Op een congres voor verpleegkundigen kan een spreker over bijvoorbeeld ‘de kracht van overtuigen’ goed aansluiten op de belangstelling van de deelnemers. Sprekers uit een totaal andere branche kunnen inspireren vanuit een verrassende invalshoek.

6. Zorg voor een afwisselende programmering met interactie, zaalwisselingen, acteurs, energizers, virtual reality en acts.

7. Organiseer vooraf een bijeenkomst voor sprekers en sessieleiders, vraag hen om de deelnemers actief te betrekken en draag als voorbeeld een aantal werkvormen aan.

8. Maak een kwartier vrij voor interactie tussen deelnemers aan het begin van het programma.

9. De setting waarin je mensen plaatst is heel belangrijk, dus geen standaard theateropstelling. Creëer een andere sfeer met de juiste aankleding en decoratie. Gebruik eens losse zitjes of krukjes.

10. Foodtrucks, picknicktafels op groen kleed, barista, ballonnen, sessies in tipi-tenten en een DJ bij de borrel.

11. Gebruik live muziek, als omlijsting van het plenaire programma, ook als inloop- en uitloopmuziek.

12. Voeg ook beleving toe aan het voor- en natraject, bijvoorbeeld met een goede aftermovie. Je kunt ook een vlogger inzetten.

13. Laat de hele dag samenvatten door de tekenaars van het Wandverslag, zij vullen een groot paneel met quotes en illustraties.