Hoe u één van de meest voorkomende eventproblemen oplost?

Stelt u zich voor: u heeft een kaartje weten te bemachtigen voor Hamilton, een van de meest populaire shows op Broadway van vorig jaar. Er zijn geen genummerde stoelen (stelt u zich voor), u loopt het theater in en tot uw schrik zit er niemand op de voorste rij. Iedereen wil zo ver als mogelijk van het podium zitten.

Stelt u zich voor: u bent 15 jaar oud in 2013 en het is u gelukt om een kaartje te bemachtigen voor One Direction in Londen. Du moment dat u Wembley binnenkomt, blijkt dat het niemand iets interesseert om zo dicht mogelijk bij hun idolen te staan. Of wat dacht u van de finale van de US Open? Dan ga je ook liever dichtbij de uitgang zitten in vak 319 in de nok van het stadion....Eerste rang plekken zijn niet cool en u kunt ook niet snel weg als het is afgelopen of als u zich verveelt...

Dat klinkt gek he, het is wel wat er iedere dag gebeurt op congressen en conferenties. Waarom?

Terwijl ik bezig was als verantwoordelijke van de content op een beurs ergens in november, bleef ik mezelf en het publiek deze vraag stellen. Ik moest mensen dwingen op de voorste rij te gaan zitten. Het zou een grap zijn in elk ander soort evenement, maar het is een trieste realiteit op de meeste conferenties. Niemand wil op de eerste rij zitten. Misschien niet in keynote-sessies met sprekers die de helft van je budget kosten, maar zeker in de resterende 95% van je programma. Hier zijn wat redenen waarom mensen niet op de eerste rij gaan zitten. Misschien weet u er nog een paar:

• De spreker interesseert mij niets.
  Oh, dus jouw spreker komt vooral om zichzelf en zijn bedrijf te promoten? Ik wil zo dicht mogelijk bij de uitgang zitten, zodat ik weg kan rennen zodat zo'n spreker begint met promoten.
   
• Het onderwerp interesseert mij niets.
  U beloofde mij een redelijk interessant onderwerp in uw programma. Uw opties raakten een beetje op, terwijl er nog wel een tijdslot ingevuld moest worden. Dus gebruikte u maar wat u voorhanden had. Als bezoeker, deelnemer, wil daar niet mee lastig gevallen worden. Ik ben dan niet engaged en het kan me dan ook niets meer schelen, oninteressant. Dus ik kom omdat ik gewoon mijn voeten even uit wil laten rusten en daarom ga ik maar zo ver mogelijk naar achter zitten om niet betrokken te raken in de interactieve spelletjes van de spreker.
   
• Salesmensen hebben mij misbruikt.
  Dit is vooral het geval op beurzen, waar contentsessies vaak versmolten zijn met stands. Ik ben zo vaak en zo veel blootgesteld aan puur verkopen, dat ik bang ben om ook maar iets van engagement te laten zien. Ik word er erg defensief van. Ik wil mijn niet bloot geven, omdat ik weet dat daar misbruik van gemaakt wordt.
   
• De seating van je sessie lijkt op een vuurpeloton en ik wil niet geëxecuteerd worden.
  We hebben allemaal Braveheart bekeken. Wanneer de Schotten naar de Engelsen rennen, sterft de eerste rij. Het spijt me, maar dat doen ze. Als ik op de eerste rij ga zitten, wil ik niet de eerste zijn die 'neergaat'. Dat kan betekenen dat ik bestookt word of dat ik moet praten.Onthoud dan goed dat spreken in het openbaar meer gevreesd wordt dan doodgaan. In feite lijkt dit gevoel sterk op het bijwonen van stand-up comedy-avonden, waarbij je zo ver mogelijk weg van de komiek wilt zitten omdat je weet dat ze gebruik zullen maken van jouw onzekerheid.
   

Wat kunt u er aan doen?

De microfoon oppakken en de rol van eventplanner op je nemen waarbij je mensen dwingt om op de voorste rij te zitten, is niet afdoende. Moderne eventmanagers zijn de problemen voor in plaats van de problemen op te lossen tijdens het event. En dit probleem, van die eerste rij, is misschien wel het meest voorkomende probleem. Hierbij wat ideeen om het probleem voor te zijn:

Deel beloningen uit. Bied iets extra's voor de mensen op de eerste rij. Laat weten dat er meerwaarde zit aan het vooraan zitten.

• Doe betere research naar je spreker.

Je kunt niet altijd rocksterren hebben, maar zorg altijd voor relevantie van iedere spreker in jouw programma. En geef ook hen een beloning wanneer ze niet hun standaard riedeltje opdragen.

• Zorg voor minder sessies. Less is more.

Waarom zou je jouw programma vullen met sessies waar toch niemand om geeft. Dus plan minder sessies. Geef meer tijd aan de sprekers, geef bezoekers wat ze willen, en niet wat jij denkt dat ze willen.

• Doe betere research naar jouw onderwerpen.

Er is ongelooflijk veel data beschikbaar om te kunnen bepalen wat jouw bezoekers/deelnemers van waarde vinden als het gaat om de inhoud en de onderwerpen. Wees niet lui, doe je huiswerk. Doorzoek sociale netwerken, lees de vakbladen en websites en wees een expert in jouw niche.

• Creeer een veilige omgeving.

Het is echt heel goed om content aan te bieden tijdens een beurs. Zorg er dan wel voor dat de ruimte waar je de content aanbiedt sales en pitch vrij is. Communiceer dat naar jouw gasten, laat ze weten dat ze zich vrij en veilig kunnen bewegen in de kennis hubs. 

• Zorg voor slimme seating.

Dit is waarschijnlijk het probleem dat u als eerste kunt verwachten op het volgende evenement. Doe er wat aan. Experimenteer met nieuwe stoelopstellingen, leg de druk bij de spreker, niet bij de eerste rij. Wees niet bang om nieuwe concepten te gebruiken, al is het alleen maar omdat we het resultaat van altijd hetzelfde doen inmiddels wel weten....

Conclusie
We moeten het probleem van de eerste rij op congressen en conferenties oplossen en 'seating' heeft daar niets mee van doen. Organiseren wij evenementen die mensen ook echt willen bezoeken? Plannen we sessies waar deelnemers niet kunnen wachten om op de eerste rij te gaan zitten? Creeeren we enthousiasme of jagen we mensen weg? Dit zijn enkele vragen die we ons moeten stellen als we nadenken over echte engagement van onze bezoekers. Dus voordat we ons druk maken over het kleurenschema van ons volgende evenementen, is het goed om eens over dergelijke terugkerende problemen na te denken.

Can You Come to the Front Please? first appeared on EventMB

---

 

 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.