Evenement organiseren: doelgroep, doelstelling en checklist
Een goed evenement organiseren staat of valt bij het correct definieren van een doelstelling en doelgroep. Daarna zorgen budgetbepaling, checklisten en draaiboeken voor een soepele invulling van het evenement.
Zo maar een feestje geven, of een productintroductie zonder er dieper over na te denken, is er echt niet meer bij. Het is absolute noodzaak om als eerste stap in de organisatie van een evenement een duidelijk overzicht te maken van de doelstelling van het event en de doelgroep. Om bij deze eerste stap een beetje houvast te krijgen, hierbij een kort stappenplan:
1. Formuleer een probleemstelling of aanleiding voor het evenement
2. Bepaal de doelstelling en doelgroep zo concreet mogelijk. Wees met name bij het bepalen van de doelgroep zo specifiek mogelijk. De doelstelling is leidend: een evenement zonder doel, moet niet georganiseerd worden, maar ook doelgroep denken is zeer essentieel. Daarbij is het onderscheid tussen intern en extern essentieel, maar ook binnen deze grove scheiding is het aan te bevelen de doelgroep dieper uit splitsen en het programma op de specifieke doelgroep toe te spitsen.
3. Bekijk de mogelijkheden die er zijn om de doelstelling te bereiken (brainstormen). Voor inspiratie kunt u natuurlijk een kijkje nemen in de keuken van andere bedrijven door het nieuws op EventBranche.nl in de gaten te houden, of voorbeeldcases in EventBranche Magazine te bestuderen.
4. Bepaal uw budget
5. Werk een globale programma opzet uit. Hierbij valt te denken aan de opbouw van het programma, het aantal gasten, datum, gewenste locatie, soorten entertainment, catering etc. Legt u de organisatie bij een extern evenementenbureau zet dan een briefing op papier.
6. Begin hier pas met de daadwerkelijke organisatie van uw evenement.
TIP: Maak bij iedere stap ook een stap terug en pas aldoende uw stappenplan aan.
